استخراج دانش (Knowledge Harvesting) چیست و چگونه اجرا می‌شود؟

استخراج دانش (Knowledge Harvesting) شامل فرآیند استخراج، جمع‌آوری و ذخیره دانش به منظور در دسترس قرار دادن آن برای استفاده مجدد در آینده است. فرآیند مذکور و دانش استخراج شده در راستای حمایت از اهداف سازمانی در نظر گرفته شده و بایستی تا حد امکان اطلاعات بیشتری را جمع‌آوری کند. دانش استخراج شده از منابع مختلفی از جمله دانش کارکنان، منابع خارجی منطبق با نیازهای شغلی صورت می‌گیرد.

دانش جمع‌آوری‌شده ممکن است به‌عنوان اطلاعات در یک منبع مرجع، محتوایی برای مواد آموزشی و یا استانداردی برای ارزیابی‌ مورد استفاده قرار گیرد. این روش گفتگویی در قالب پرسش و پاسخ بوده و تا زمان دستیابی مصاحبه‌کننده به دانش اصلی ادامه خواهد یافت. 

مراحل اجرای استخراج دانش

1. مقدمه و بیان هدف
2. دریافت سرخط‌های دانش
3. دریافت اطلاعات کامل از هریک از سرخط‌های دانشی
4. دریافت جزئیات و نکات تکمیلی هر یک از سرخط‌های دانشی
5. مرور و جمع‌بندی

در ادامه به شرح هر یک از مراحل اجرای استخراج دانش می‌پردازیم.

1- مقدمه و بیان هدف

در این مرحله مصاحبه‌کننده ضمن معرفی خود و بیان هدف مصاحبه باید به مصاحبه‌شونده این اطمینان را دهد که مطالب تنها در صورت تایید وی منتشر خواهد شد.

2- دریافت سرخط‌های دانش

•    شناسایی موفقیت‌ها و شکست‌های مصاحبه شونده با بیان سوالاتی همچون: "مهم‌ترین مواردی که شما را از ادامه کار ناامید کرد، چه بود؟" و تهیه لیستی از عوامل برای ادامه روند مصاحبه.
•    باید توجه داشت که استفاده از سوالات "باز" راهکار مناسبی برای دریافت اطلاعات بیشتر است. سوالات باز به مواردی گفته می‌شود که پاسخ‌های آن به سادگی قابل پیش‌بینی نبوده و بعضاً نمی‌توان مجموعه پاسخ‌های از قبل پیش‌بینی شده را برای آن در نظر گرفت. در این نوع سؤالات، پاسخگو را مختار می‌گذارند تا پاسخ خود را به هر شکلی که مایل است، شرح دهد. در این نوع سوالات به بیان جزئیات بیشتر پرداخته می‌شود.

3- دریافت اطلاعات کامل از هریک از سرخط‌های دانشی

پس از تهیه لیستی از عوامل موفقیت یا شکست، باید دلایل تکرار آن‌ها را شناسایی کرد. برای مثال اگر یکی از فاکتورهای موفقیت "کار تیمی" بوده باید جزئیات کاملی از مسئله مورد نظر را با استفاده از سوالاتی همچون: "دلایل اهمیت کار تیمی و ارتباط آن با موفقیت شما چیست؟" بدست آورد.

4- دریافت جزئیات و نکات تکمیلی هر یک از سرخط‌های دانشی

با پیشرفت روند مصاحبه سوالات جدید و جزئی‌تری از جمله مخاطبین اصلی مسئله، اسناد و مدارک مرتبط و غیره برای شما پیش می‌آید که با طرح آن و دریافت پاسخ، دانش کامل‌تری را دریافت می‌کنید.

5- مرور و جمع‌بندی

در نهایت با بیان سوالاتی نظیر " نکات اصلی شما برای اجرای پروژه‌هایی مشابه چیست؟" می‌توان خلاصه جامع و کاملی را از مطالب ارائه کرد.
این بخش از مصاحبه حاوی نکاتی است که برای تهیه فایل ویدیویی و یا صوتی مناسب است.

نکات کلیدی استخراج دانش

•    در مراحل نخست باید اطلاعات با وضوح کافی استخراج شود تا شخص دیگری با مطالعه آن بتواند مراحل فرآیند را تکرار کرده و به همان نتیجه برسد. این مرحله باید تکراری و تعاملی باشد و در سؤالات از واژگان و زبانی استفاده شود که هم برای شخص سؤال‌کننده و هم برای شخصی که به آن‌ها پاسخ می‌دهد، آشنا باشد.
•    در جلسات استخراج دانش بایستی افراد با سمت‌ها و وظایف مختلف و همچنین کارشناسان مرتبط جهت تکمیل و پرداختن به جزئیات حضور داشته باشند.
•    درمراحل شرح تجربه ممکن است راهکارها در قالب کلمات نگنجد که در این شرایط می‌توان از رویکردهای مختلفی همچون کارآموزی، جلسات آموزش عملی و غیره برای درک دقیقی از راهکار استفاده کرد.
•    دسترس‌پذیر کردن محتوای جلسات استخراج دانش می‌تواند در قالب‌های مختلفی از جمله اسناد مکتوب و الکترونیکی، فایل‌های تصویری و صوتی، ایمیل، رونوشت‌های چت، پایگاه‌های داده و غیره صورت گیرد. ثبت تجارب در قالب‌های بیان شده موجب دسترسی کاربران نهایی به این موارد شده و در نهایت ذخیره اطلاعات جمع‌آوری‌شده، دسترسی به اطلاعات را برای استفاده‌های بعدی تضمین می‌کند.
•    در طول مصاحبه استفاده از سوالات درست و مرتبط و همچنین ارائه زمان کافی جهت پاسخ‌دهی به سوالات و ارائه جزنیات بیشتر الزامی است.
•    به طور کلی مجموعه‌ای کامل و جامع از سوالات برای همه سازمان‌ها وجود ندارد. از آنجایی که سازمان‌ها متفاوت هستند، سؤالات مناسب برای فرآیند جمع‌آوری دانش به زمینه کاری و نیاز اطلاعاتی آنان بستگی دارد. در واقع، ممکن است سؤالات درست در واحدها و زیر واحدهای یک سازمان متفاوت باشد. 
•    مصاحبه‌شوندگان بایستی زمان کافی جهت تمرکز بر روی سوالات و موضوع مطرح‌شده داشته باشند.
•    به مصاحبه‌شوندگان این اطمینان را دهید که امکان بازنگری بر روی صحبت‌ها و تکمیل آن طی جلسات یا زمان آتی وجود دارد. 
•    استخراج دانش ضمنی همواره سخت بوده و سوالات بایستی به نحوی بیان شود که علاوه بر تشویق مصاحبه‌شونده به تفکر، به بیان جزئیات بیشتری از رویداد کمک کند.
•    زمان لازم برای تبدیل داده‌های حاصل از مصاحبه به بسته دانشی معمولا 2 تا 5 برابر زمان مصاحبه است.
•    در راستای حفظ تمرکز مصاحبه‌شونده محل برگزاری باید محیطی آرام باشد.