کافه دانشی (Knowledge Cafe) چیست؟

مدیریت دانش باید افراد را در درک مسائل کسب‌وکار خود یاری دهد، از این‌رو برخی از صاحب‌نظران حوزه مدیریت دانش مکالمه را موثرترین ابزار مدیریت دانش می‌دانند.

نوناکا و تاکوچی معتقدند که یادگیری فردی، شالوده و بنای اصلی یادگیری سازمانی تلقی می‌شود. به عبارتی دانش تنها به وسیله افراد خلق می‌شود و یک سازمان به تنهایی قادر به خلق دانش نیست.
دانش‌آفرینی سازمانی، فرآیندی است که در طی آن سازمان، دانش خلق شده به وسیله افراد را بسط و توسعه داده و آن را در سطح گروهی از طریق دیالوگ، مباحثه و تسهیم تجربه متبلور می‌سازد. محققان اصولاً روی این نکته اتفاق نظر دارند که یادگیری فردی پیش‌درآمدی بر یادگیری سطوح بالاتر است. دانش گروهی، صرفا مجموع دانش‌های افراد نیست بلکه دانش افراد بایستی از طریق تعامل و فناوری‌های اطلاعات به اشتراک گذاشته شود. این سطح از یادگیری سازمانی، مستلزم تبدیل یادگیری فردی و گروهی در یک چارچوب سیستماتیک از سرمایه سازمان می‌باشد.
کافه دانش روشی غیررسمی برای بحث گروهی، تأمل، توسعه و اشتراک افکار و نگرش‌های موجود در ذهن افراد سازمان است. در این روش افراد نظرات و تفکرات یکدیگر را قضاوت نکرده و این امر، منجر به ایجاد بینش و اشتراک عمیق دانش موجود سازمان در ذهن کارکنان می‌شود. با هدف دستیابی به خروجی‌های قابل قبول در این ابزار، باید از روش‌های مناسب در هنگام راه‌اندازی کافه دانش بهره گرفت. 
کافه دانش می‌تواند به‌صورت چهره به چهره یا مجازی برگزار شود. همچنین این گردهمایی می‌تواند به‌عنوان بخشی از یک کنفرانس بزرگ، کارگاه یا نمایشگاه باشد. اجرای یک کافه دانش نیازمند فرآیندی است که بر مبنای آن، این کار به‌طور موثر انجام گیرد.
یکی از پیشگامان کافه ‌دانش دیوید گورتین است که روند زیر را برای تکنیک کافه ‌دانش توصیه کرده است:
نوع چینش افراد حاضر در جلسه و فضای برگزاری آن بهتر است تداعی‌کننده جلسه‌ای دوستانه در کافه باشد تا ذهن افراد از چهارچوب فرآیندهای رسمی و پیچیده کاری خارج شود. مجری جلسه با توضیح هدف مدیریت و انتقال دانش و همچنین یادآوری اهمیت ایجاد فضایی برای مکالمه در بهبود فرآیندهای کاری، نشست را شروع می‌کند.
سپس به معرفی ابزار کافه‌ دانش پرداخته و چند سوال کلیدی راجع‌ به موضوع و یا دغدغه کنونی سازمان مطرح می‌کند تا از این طریق، باعث مشارکت حاضرین در بحث شود. به عنوان مثال برای شروع، اگر موضوع مدنظر سازمان اشتراک دانش باشد، سوال زیر به عنوان آغاز گفتگو می‌تواند مطرح شود: 
•    موانع اشتراک دانش در یک سازمان چیست و چگونه می‌توان بر آن‌ها غلبه کرد؟
وقتی معرفی روش به پایان رسید و سوال اصلی مطرح شد، افراد حاضر به گروه‌هایی (حداکثر 5 نفر) تقسیم شده و هر گروه، حدود 45 دقیقه در مورد سوالات بیان شده به بحث و تبادل نظر می‌پردازد. مطالب مطرح شده در گروه‌های کوچک هدایت نمی‌شود تا افراد بتوانند آزادانه و به دور از جهت‌گیری‌های ذهنی، نظرات خود را اعلام کنند. پس از این مرحله، شرکت‌کنندگان به حالت قبلی باز می‌گردند و در مورد بحث‌ها و نتیجه‌های حاصل شده در گروه خود، تعامل کرده و هرگونه تفکر، ایده و یا دانشی که در ارتباط با موضوع به وجود آمده را به اشتراک می‌گذارند.
تعداد ایده‌آل افراد حاضر در کافه دانش بین 15 تا 50 نفر است. اگر بیش از 50 شرکت‌کننده وجود داشته باشد، معمولاً باید از میکروفون استفاده کرد و این امر مانع ایجاد جریان مکالمه بین دیگر افراد حاضر در جلسه می‌شود.
یک تا دو ساعت زمان برای دستیابی به اهداف کافه دانش لازم است. تنها قانون حاکم بر جلسات این است که بیشتر وقت افراد باید صرف مکالمه شود و سخنرانی مجری و دیگر مسئولان باید به حداقل برسد. در این جلسات تنبیه و تشویق برای دانش افراد و نظرات مطرح شده جایی ندارند.

اصول کافه دانشی

در ادامه به 7 اصل کلیدی در استفاده از این ابزار اشاره می‌شود:
1. موضوع گفتگو؛ تمامی نکات مرتبط با موضوع مورد بحث باید به طور شفاف مطرح شود.
2. در نظر گرفتن فضای امن ذهنی؛ محل برگزاری جلسه باید متمایز با جلسات رسمی باشد.
3. برابری همه افراد؛ فارغ از سمت‌های سازمانی، همه شرکت‌کننده‌ها حق برابر برای مشارکت در گفتگو دارند.
4. بدون نتیجه از پیش تعیین شده؛ نباید جهت‌دهی ذهنی برای حاضرین ایجاد شده باشد، ولی با هدایت جلسه باید به نتایج ملموس رسید.
5. گفتگو نه بحث؛ روال دوستانه بودن جلسه باید حفظ شود و کسی به دنبال مقصر نباشد.
6. ایجاد گروه‌های کوچک تا حد امکان؛ اصولا گفتگوی واقعی و عمیق در گروه‌های کوچک انجام می‌شود.
7. حفظ جریان؛ جریان گفتگو نباید قطع شود و جلسات کافه دانش بایست تا حصول نتایج مطلوب ادامه یابد.

موضوعات کافه دانشی

اگر خودتان به فکر راه‌اندازی چنین کافه‌هایی هستید، چند موضوع یا سوال کاربردی زیر را می‌توانید به‌عنوان پیشنهاد بررسی کنید:
• چه پیشنهادی برای افزایش اشتیاق، یادگیری و تعامل در محیط کار دارید؟
• چگونه می‌توانیم دانش را در محیط کار به اشتراک بگذاریم؟
• آیا مهارت‌ها و رفتارها برای فارغ‌التحصیلان امروزی مهمتر از دانش است؟
• چه کاری می‌توانیم برای تشویق همکاری و اشتراک بیشتر تجارب در سازمان‌ انجام دهیم؟
• چه آینده‌ای برای عمر کاری خود در نظر دارید؟
• چگونه می‌توانیم فرهنگ سازمانی خود را تغییر دهیم تا افراد را برای کارآفرینی و خلاقیت توانمند کنیم؟
• چگونه می‌توانیم مکالمات تجاری خود را بهبود بخشیم؟
• پیامدهای رویکردهای فناورانه برای آینده سازمان چیست؟
• کار با موبایل؛ دوست یا دشمن؟
• کدام تجربه‌کاری تأثیر بیشتری روی شما گذاشته است؟
• قابلیت مفید و کاربردی ابزارهای اجتماعی برای فعالیت‌های سازمان چیست؟

چرا کافه دانشی؟

در یک سازمان، به ویژه سازمانی که دارای سلسله مراتب است، غالباً به علت فشارهای کاری موجود، فرصت تأمل در مورد مباحث مختلف به افراد داده نمی‌شود. بنابراین ارزش‌های ناشی از بحث، گفتگو و تعامل از بین می‌رود.
کافه‌های دانش دوره‌ای، فرصتی را برای گفتگو پیرامون چالش‌ها و مباحث کاری کارکنان فراهم می‌کنند. نتایج بدست آمده بیانگر اشتیاق افراد برای حضور در این جلسات بوده و بسیاری از کارکنان به کمک دانشی که از تعامل با دیگر همکاران کسب کرده‌اند، توانستند برای رفع چالش‌های کاری خود اقدامات موثری انجام دهند.

چه زمانی از ابزار کافه دانش استفاده کنیم؟

قاعده مشخصی در مورد زمان یا شرایط منع استفاده از کافه‌های دانش وجود ندارد و این موضوع وابسته به فرهنگ سازمان است. بنابراین استفاده از این ابزار، در موقعیت و شرایط خاص و با نظر مدیران سازمان توصیه می‌شود. مهمترین نکته، عدم اجبار برای حضور و شرکت در کافه دانش است. در نتیجه برای رسیدن به اهداف مورد نظر، باید فضایی داوطلبانه و مشارکتی در اختیار افراد قرار داد.