مدیریت دانش چابک ؛ اصول، کاربردها و نحوه اجرا

روح‌اله خزائی کارشناس ارشد مدیریت دانش    روح‌اله خزائی
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/8/26
چابکی در زمینه مدیریت دانش به معنای پیاده‌سازی و کسب نتایج سریع و سازگار با فرهنگ، حوزه و محیط کسب‌وکار بوده و بر تغییر ذهنیت و رفتار افراد در زمینه‌ به اشتراک‌گذاری دانش تمرکز دارد. در این رویکرد به منظور استقرار پروژه مدیریت دانش می‌توان پایلوت‌های کوچکی را جهت دستیابی به برد‌های سریع (Quick wins) در سازمان انتخاب کرد. آموخته‌های کلیدی ناشی از این پایلوت‌ها به سرعت با روش‌های اثبات‌شده (Proven practice) مدیریت دانش ترکیب شده تا استراتژی و نقشه‌راهی متناسب با اهداف سازمان ایجاد شود.

در عرض 12 هفته، افراد، تیم‌ها و رهبران شرکت‌کننده در برنامه چابک‌سازی مدیریت دانش، فرصت‌های جدیدی را کشف، شروع به تغییر ذهنیت خود کرده و با قابلیت‌های جدیدی برای اشتراک‌گذاری و انتقال دانش تجربه آشنا خواهند شد.

تفاوت مدیریت دانش چابک و سنتی

در رویکرد سنتی، حمایت مدیریت ارشد از توسعه استراتژی مدیریت دانش بسیار حیاتی است. در این رویکرد که انجام آن معمولاً 6 ماه یا بیشتر زمان می‌برد، خروجی‌های قابل تحویل‌ کلیدی معمولا به شکل نقشه‌راه‌ پیاده‌سازی ارائه می‌شوند و ذینفعان به طور معمول تا نزدیک به یک سال پس از سرمایه‌گذاری اولیه خود، شاهد مزایای مدیریت دانش نخواهند بود.
در صورتی‌که تیم متولی بر ارائه دستاوردها و نتایج معنی‌دار در کوتاه‌ترین زمان ممکن تمرکز نشود، رهبران و کارکنان به سرعت علاقه خود را از دست داده و از مزایای شکل‌گیری چرخه مدیریت دانش در سازمان بهره‌مند نخواهند شد.

نتایج، تغییردهنده رفتار

ارائه نتایج قابل اندازه‌گیری، موثرترین راه برای جلب توجه تصمیم‌گیرندگان کلیدی است. در مدیریت دانش چابک، مدیران ارشد به طور مستقیم مزایای مدیریت دانش را در چند ماه اول تجربه می‌کنند. نمایش زودهنگام تأثیرات تجاری ناشی از اجرای روش‌های مدیریت دانش، ارزش تجاری و عملیاتی آن را برجسته می‌کند. ارائه نتایج به تنهایی در بلند مدت اثربخش نخواهد بود و می‌بایست تغییر در اذهان کارکنان را نیز مورد توجه قرار داد. این نتایج به همراه اثرگذاری بر تغییر ذهنیت افراد، پایه و اساس ایجاد تحول در رفتار کارکنان و سازمان‌ها را شکل داده و فرهنگ دانش‌محور را ایجاد می‌کند‌. 

رویکرد چابک در مدیریت دانش، رفتار افراد را همزمان با ارائه نتایج تغییر داده و این امر موجب باقی ماندن مدیریت دانش در دستور کار مدیران ارشد سازمان می‌شود...

اصول و کاربردهای مدیریت دانش چابک

پروژه‌های مدیریت دانش اغلب از یک توالی استاندارد شامل تعریف مسئله و الزامات، تحقیق، تجزیه و تحلیل، ارزیابی، پیشنهاد استراتژی، توسعه چارچوب، اجرای پایلوت و به دنبال آن گسترش در سراسر سازمان پیروی می‌کنند. رویکرد آبشاری فوق در شکل زیر نمایش داده شده است.

 

اصول مدیریت دانش چابک

رویکرد مدیریت دانش چابک با چند اصل کلیدی برای دستیابی به موفقیت هدایت می‌شود:
• اولویت در مدیریت دانش چابک، جلب رضایت مشتری از طریق ارائه چارچوب مدیریت دانش پایدار در کمترین زمان ممکن است.
• الزامات آن نسبت به تغییرات انعطاف‌پذیر می‌باشند.
• مشتری و مشاور باید به صورت روزانه در طول پروژه با یکدیگر همکاری داشته باشند.
• چارچوب مدیریت دانش ابتدا در واحدهایی که بیشترین احتمال تغییر را دارند و مایل به این کار هستند، پیاده‌سازی می‌شود. 
• معیار اصلی پیشرفت، توانایی استفاده سریع از دانش برای حل چالش‌های تجاری و عملیاتی است.
• توجه مستمر به فرهنگ و پویایی نیروی کار، احتمال موفقیت چارچوب پایدار مدیریت دانش را افزایش می‌دهد.
• فناوری یک عامل توانمندساز است و هرگز راه‌حل به شمار نمی‌رود.
• در فواصل منظم، تیم مدیریت دانش نحوه تأثیرگذاری بیشتر را بررسی کرده و سپس رفتار و عملکرد خود را متناسب با آن تنظیم می‌کند.

رویکرد مدیریت دانش چابک

رویکرد مدیریت دانش چابک بیشتر متمایل به تغییر نگرش به سمت موارد زیر است:
• افراد و روش‌ها نسبت به فرایندها و ابزارهای سطح بالا؛
• اجرا و یادگیری نسبت به استفاده صرف از استراتژی؛
• همکاری نسبت به مشاوره سنتی؛
• پاسخگویی و سازگاری نسبت به پیروی از برنامه‌ای‌ بدون تغییر.

 سه اسپرینت شکل گیری مدیریت دانش به سبک چابک

در ابتدا با مفهوم اسپرینت آشنا شویم: چرخه‌کاری منظم و قابل‌تکرار برای یک دوره زمانی مشخص است که در طی آن کار خاصی تکمیل شده و برای بررسی آماده می‌شود.
رویکرد مدیریت دانش چابک در سه «اسپرینت» یا چرخه کار شکل می‌گیرد:
در مرحله برنامه‌ریزی که بلافاصله پس از امضای قرارداد و قبل از شروع اسپرینت 1 آغاز می‌شود، با متولی پروژه مدیریت دانش تعامل می‌شود تا لیستی از اطلاعات مورد نیاز مانند نمودارهای سازمانی، اطلاعات تماس، جزئیات تلاش‌های انجام شده در زمینه‌ی مدیریت دانش (استراتژی، چارچوب، برنامه پیاده‌سازی، معیارها و یادگیری‌ها) جمع‌آوری شود.
در این زمان بر اساس وضع موجود ذینفعان کلیدی، رهبران گروه‌های فکری و تیم‌های کاری محوری را که باید در شروع پروژه با آن‌ها تعامل و مصاحبه صورت گیرد، شناسایی می‌شوند. 

اسپرینت 1

در اسپرینت 1، تیم مدیریت دانش ذینفعان کلیدی و تیم‌های کاری محوری را به سرعت درگیر پروژه کرده و نسبت به جلب تعهدشان به موفقیت اقدام می‌کند. سپس روی تعداد انگشت‌شماری از بردهای سریع و قابل حصول با آن‌ها همکاری صورت می‌گیرد. آموزش ضروری و "به‌هنگام" مدیریت دانش به عنوان بخشی از اسپرینت ارائه می‌شود. اسکرام‌های روزانه (یک رویداد 15 دقیقه‌ای برای تیم‌های پروژه است که در روز کاری اسپرینت و در همان زمان و مکان برگزار می‌شود) با شرکت هر تیم به عنوان بخشی از اسپرینت رخ می‌دهد. در پایان این دوره دو تا سه هفته‌ای، همه افراد درگیر در پروژه به درک بهتری از ارتباط مدیریت دانش و کار خود رسیده و نسبت به حرکت رو به جلو متعهد می‌شوند.

اسپرینت 2

در اسپرینت 2، روش‌های مدیریت دانش ساده و اثبات‌شده به تیم‌های کاری آموزش داده شده و از آن‌ها در تعداد اندکی عملیات کاری خاص بهره گرفته می‌شود. در این دوره‌ شش هفته‌ای، دانش به اشتراک‌گذاری، منتقل و به کار گرفته می‌شود تا بر عملکرد فردی و تیمی، تأثیر سنجش‌پذیری داشته باشد. این امر تفکر و رفتار افراد درگیر را تغییر می‌دهد. نتایج، اعتبارسنجی‌شده و در صورت لزوم در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند.

اسپرینت 3

در اسپرینت 3، از تکنیک دیگری (بازنگری/آموزش پس از آن) برای تولید و ضبط درس ‌آموخته‌های حاصل از بردهای سریع استفاده می‌شود. از این درس‌ آموخته‌ها برای طراحی و توسعه مجموعه‌ای از استراتژی‌ها، تاکتیک‌ها، معیارها و مایلستون‌های مدیریت دانش استفاده می‌شود.
در پایان این دوره‌، یافته‌ها و توصیه‌ها در قالب یک نقشه‌راه و جدول زمانی مدیریت دانش به‌اشتراک گذاشته شده و منتشر می‌شوند. این نقشه‌راه منعکس‌کننده توالی تغییرات در اولویت‌های افراد، فرهنگ، فرآیندها، محتوا، فناوری‌های توانمندساز و ساختار سازمانی است. 

منابع
Bill Kaplan, Working KnowledgeCSP | workingknowledge-csp.com 
Kent Greenes, Greenes Consulting greenesconsulting.com
 

تاثیر مدیریت دانش بر رضایت مشتری
مدیریت دانش چگونه بر افزایش رضایت مشتریا ...
ثبت 1660 دانش در سامانه مدیریت دانش شرکت پالایش نفت آبادان
ثبت 1660 دانش در سامانه مدیریت دانش شرکت ...
دانش مشتری مهم‌ترین مزیت رقابتی کسب‌وکارها و از مسائل مهمی که در مدیریت دانش سازمان ها حائز اهمیت است
دانش مشتری؛ مهم‌ترین مزیت رقابتی کسب‌وکا ...
چارچوب APO در مدیریت دانش چیست؟ روش‌های اجرا و چگونگی آن ... - mta.co.ir
چارچوب APO در مدیریت دانش؛ از مبانی تا ا ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...