توسعه فرآیندهای مدیریت دانش در سازمان‌های کوچک

دانش به عنوان یک منبع کلیدی برای سازمان‌های کوچک و عامل تسهیل‌گر فرآیند دستیابی به مزیت رقابتی محسوب می‌شود. طبق تحقیقات انجام‌شده، پیاده‌سازی اصولی و اثربخش مدیریت دانش، به بهبود نوآوری و عملکرد سازمان کمک می‌کند. بدیهی است شرکت‌های کوچک از جنبه‌های بسیاری با همتایان بزرگ خود متفاوت هستند و این موضوع سبب تفاوت در شیوه و اساس پیاده‌سازی مدیریت دانش در این سازمان‌ها شده است.

طی نتایج حاصله نقاط قوت سازمان‌های کوچک به صورت زیر دسته‌بندی می‌شود:
•    انگیزه بالای پرسنل؛
•    بررسی دقیق‌تر‌ پروژه‌ها پس از اتمام؛
•    استفاده بهینه از دانش ضمنی پرسنل خبره؛ 
•    وجود ارتباطات غیررسمی با کمترین بروکراسی؛
•    اختیارات بالای اجرایی و قدرت تصمیم‌گیری پرسنل در حوزه مربوطه؛
•    به‌روز بودن تولیدات نسبت به محصولات موجود در بازار.
بنابراین در سازمان‌های کوچک، مدیریت دانش غالباً به‌صورت ناخودآگاه، غیررسمی و طی یک روند عادی و روزانه اتفاق می‌افتد.

بررسی یک شرکت مشاوره و حسابداری

پیاده‌سازی مدیریت دانش فرآیندی بلند مدت بوده و نباید تاثیرات مدنظر آن را در افق زمانی کوتاهی ارزیابی کرد. در یک شرکت مشاوره و حسابداری کوچک، اثرات ناشی از اجرای مدیریت دانش در بازه‌ای دو ساله از سال 2015 تا 2017 بررسی و نتایج آن تحلیل شد. تخصص این شرکت ارائه خدمات به شرکت‌های کوچک و متوسط در زمینه مستندسازی و نگهداری دفاتر حسابداری، ثبت و نگهداری سوابق حسابداری مورد نیاز، انجام امور مرتبط با منابع انسانی، حقوق و دستمزد، همکاری در ایجاد طرح‌های تجاری یا استراتژی، پشتیبانی و امکان‌سنجی برای سرمایه گذاری‌های آتی می‌باشد. این ارزیابی طی سه مرحله به قرار زیر صورت گرفت:
1.    تجزیه و تحلیل وضعیت کنونی مدیریت دانش؛
2.    اجرای تغییرات مورد نیاز در حوزه مدیریت دانش؛
3.    تجزیه و تحلیل نتایج به دست آمده.

وضعیت کنونی مدیریت دانش 

اولین مرحله با هدف جمع‌آوری اطلاعات موثر در تصمیم‌گیری برای توسعه مدیریت دانش در شرکت برنامه‌ریزی شده و اسناد سازمانی و حقوقی مورد بررسی قرار گرفت. این اسناد شامل اساسنامه شرکت، قوانین سازمانی، مقررات کار و آئین‌نامه‌های پاداش و روند گردش کارها بود.
تجزیه و تحلیل انجام شده شامل سیاست‌های اشتغال، برنامه‌های آموزشی و بررسی هزینه‌های آن، شرکت در کنفرانس‌ها و جلسات و اشتراک دانش‌ها در مجلات تخصصی بود. در همین راستا 8 حوزه مدیریت دانش به طور دقیق مورد بررسی قرار گرفت:

پیاده‌سازی تغییرات

مدیران شرکت نیاز به بهبود فعالیت‌های دانشی متمرکز بر نیازهای مشتریان را احساس می‌کنند. از این‌رو راه‌حل‌های استفاده شده توسط شرکت‌های دیگر را شناسایی کرده و بهترین را برای فعالیت‌های خود انتخاب می‌کنند.
بر اساس داده‌ها و اطلاعات جمع‌آوری شده، نتایج شناسایی وضعیت موجود به مدیران ارائه و پس از تأیید، راه‌حل‌های پیشنهادی در شرکت اجرا شد. اجرای این تغییرات به وسیله تیم مدیریت، مورد تحلیل و بررسی قرار ‌گرفت. لیستی از نقاط عطف در پیاده‌سازی پروژه مدیریت دانش را در جدول زیر مشاهده می‌کنید. 

نتایج

در اکتبر 2017، نتایج توسعه فرآیندهای مدیریت دانش با رئیس هیئت مدیره مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت. داده‌های منتخب مالی شرکت در سال‌های 2014 تا 2016 در جدول زیر مورد بررسی قرار گرفته است. علاوه بر بهبود فرآیندهای مدیریت دانش، بهبود عملکرد مالی از جمله کل فروش، سود خالص و بازده فروش مشاهده می‌شود.



منبع:
DEVELOPMENT OF KNOWLEDGE MANAGEMENT PROCESSES IN A SMALL ORGANIZATION: A CASE STUDY- Anna Michna1, Roman Kmieciak1, Krzysztof Brzostek2-