فاکتورهای پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریت دانش

محمدحسن بختیاری کارشناس ارشد مدیریت دانش    محمد حسن بختیاری
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/4/16
بر اساس تحقیقات انجام شده در موسسه مدیریت پروژه ایالت پنسیلوانیا آمریکا، 3 تا 7 درصد درآمد شرکت‌‌ها صرف فناوری اطلاعات می‌‌شود. عدم توجه به اصول و پیش‌‌نیاز‌‌های پیاده‌سازی سیستم‌‌های مدیریتی مبتنی بر فناوری اطلاعات در سازمان‌‌ها منجر به ایجاد مشکل در کارایی و بهره‌‌برداری از این سیستم‌‌ها شده است. 
 

بنابر وجود رابطه مستقیم میان موفقیت پروژه مدیریت دانش و پیاده‌سازی اثربخش سامانه مدیریت دانش، عدم توجه به اصول و عوامل پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریت دانش پروژه را محکوم به شکست می‌کند. افزون بر این توجه صرف به بعد نرم‌‌افزار و در نظر نگرفتن موضوعاتی نظیر فرهنگ سازمانی، منابع انسانی، مدیریتی و فرآیندی، عدم دریافت نتایج مورد انتظار از سیستم مدیریت دانش را در پی دارد.

چهار عامل کلیدی در پیاده‌سازی اثربخش مدیریت دانش!

در ادامه به چهار عامل کلیدی در پیاده‌سازی اثربخش سیستم مدیریت دانش اشاره می‌شود:

تعریف اهداف و نتایج مورد انتظار مدیریت دانش و تبیین آن جهت شفاف‌‌سازی و افزایش انگیزه افراد برای مشارکت

تعریف اهداف و نتایج مورد انتظار از ابتدای پیاده‌‌سازی سیستم مدیریت دانش در سازمان، به سنجش و ارزیابی میزان موفقیت اقدامات انجام شده کمک می‌‌کند. به عبارتی دیگر، هرچه با جزئیات بیشتری اهداف بلند مدت و کوتاه مدت مدیریت دانش تعیین شود، پیگیری پیشرفت فعالیت‌‌ها دقیق‌تر و راحت‌تر خواهد بود.
با تعریف اهداف، راهکارهای دستیابی به آن‌ها نیز بررسی و تعیین شده و در نتیجه شاخص‌‌های ارزیابی فعالیت‌‌های مدیریت دانش جهت کنترل روند اقدامات صورت گرفته، تدوین و مورد استفاده قرار می‌گیرند.
بر اساس تحقیقات انجام شده در موسسه مدیریت پروژه در ایالت پنسیلوانیا آمریکا، از هر سه پروژه بهبودی سازمان ماننده پروژه‌‌های مدیریت دانش، یک پروژه به علت مشارکت ندادن و درگیر نکردن ذینفعان شکست می‌‌خورد.
لذا در ابتدا کلیه مدیران واحدها و دپارتمان‌‌های سازمان، می‌‌بایست از اهداف مدیریت دانش سازمان و واحد خود مطلع و پس از اخذ نظرات آنان، نقش‌‌ها، وظایف، نتایج مورد انتظار، منافع و مزیت‌‌‌‌های مدیریت دانش برای واحدهای سازمانی تبیین و روشن شود.

بکارگیری راهکارهای مدیریت تغییر جهت کاهش مقاومت در برابر سیستم مدیریت دانش

مجموعه ابتکارات و راهکارهای آماده‌سازی زیرساخت‌‌، افراد، تیم‌‌ها و سایر منابع جهت ایجاد تغییر در رویه‌‌ها، روش‌‌ها، رفتارها، نگرش‌‌ها و عملکرد از تعاریف مدیریت تغییر به شمار می‌آید. راهکارهای زیر به منظور غلبه بر مقاومت کارکنان در برابر تغییرات ناشی از مدیریت دانش ارائه می‌‌شود: 
  • آموزش چگونگی و علل تغییر از طریق برقراری ارتباطات اثربخش و تبیین مفاهیم، اهداف و مزایای مدیریت دانش برای افراد و سازمان؛
  • مشارکت و درگیر ساختن افراد در طی فرآیند تغییر، تعریف نقش‌‌ها و وظایف گروه‌‌های مختلف کاری در سیستم مدیریت دانش؛
  • تسهیل و حمایت از فرآیند تغییر به وسیله نظارت و حمایت محسوس مدیران ارشد سازمان و ایجاد نظام انگیزش و پاداش برای مدیریت دانش؛
  • مذاکره و توافق با افراد یا واحدهایی که تحت تأثیر تغییر قرار می‌گیرند از طریق تلاش در جهت ایجاد ساختار مدیریت دانش و تعریف مسئولیت‌‌ها به صورت رسمی؛
  • مدیریت ارشد سازمان، علاوه بر حمایت و همراهی و تشویق نیروی انسانی می‌‌بایست در مسیر پیاده‌سازی و توسعه مدیریت دانش از قدرت مدیریتی برای نظم‌دهی و جدی گرفتن موضوع استفاده کند.

فاکتورهای کلیدی برای اندازه گیری موفقیت سیستم های مدیریت دانش

به منظور شناخت افراد نسبت به ارزش‌های ناشی از مدیریت دانش باید از طریق تعیین اهداف، افزایش آگاهی، شفاف‌‌سازی و اعمال مدیریت تغییر، فرآیندهای مدیریت دانش و سیستم جدید را برای کارکنان عادی‌سازی کرد.

تغییر همواره دشوار است، اما هرچه سیستم مدیریت دانش و کلید واژه‌‌های آن وارد مکالمات روزمره افراد شود، فرآیند عادی‌سازی سیستم و نهادینه کردن آن در سازمان راحت‌تر اتفاق می‌‌افتد. در نتیجه این اقدامات، کارکنان سازمان راحت‌‌تر از سیستم مدیریت دانش استفاده می‌‌کنند و سوالات و ابهامات خود را با تیم مدیریت دانش در میان ‌‌می‌‌گذارند.

ایجاد فضای تعاملی جهت دریافت بازخوردها، انتقادات و پیشنهادات

پس از پیاده‌‌سازی سیستم و در جریان اجرای فرآیندهای مدیریت دانش، دریافت نظرات دو گروه حائز اهمیت است. گروه اول افراد موافق سیستم و دارای نظرات و پیشنهادهای بهبود هستند و گروه دوم متشکل از منتقدین سیستم می‌باشد. تجربه نشان داده این دو گروه دغدغه بیشتری نسبت به افراد منفعل داشته و دریافت نظرات آن‌‌ها پیرامون بخش‌های مختلف سیستم در روند بهبود و توسعه کمک‌کننده است. 

اتخاذ رفتار کنشگرا از سوی مدیران ارشد سازمان

اگر مدیران سازمان قصد اجرای برنامه و راهکارهای مدیریت دانش را دارند، می‌‌بایست به عنوان اولین نفرات فعال و کنشگر در سیستم مدیریت دانش فعالیت کنند. این رفتار در سیستم مدیریت دانش شامل اقدامات زیر است:
  • حضور فعال در سیستم مدیریت دانش و تسهیم تجارب؛
  • تقدیر از کارکنان از طریق ارسال پیام، نامه و اهدا جوایز کوچک؛
  • اختصاص زمان مشخص در جلسات مدیریتی با معاونین و مدیران میانی جهت انجام امور مدیریت دانش؛
  • دریافت گزارش عملکرد فرآیندهای مدیریت دانش از واحدهای مختلف سازمان؛
  • تبیین انتظارات و بیان اهداف به معاونین و مدیران میانی.

The Nonaka and Takeuchi Knowledge Spiral Model مدل مدیریت دانش نوناکا و تاکوچی
هرآنچه باید از مدل مدیریت دانش نوناکا و ...
ابزار گذشته‌نگری (RETROSPECT) یا پس‌نگری موثر در فرایندهای مدیریت دانش
معرفی ابزار بازنگری گذشته‌نگر (RETROSPEC ...
فرهنگ دانش در بین کشورهای مختلف
بررسی ارتباط میان فرهنگ کشورها و مدیریت ...
استراتژی مدیریت دانش یا استراتژی دانش
صفرتا صد استراتژی مدیریت دانش در سازمان‌ ...
توسعه فرایندهای مدیریت دانش در کسب‌وکارهای کوچک چطور انجام می‌شود؟
توسعه فرآیندهای مدیریت دانش در سازمان‌ها ...
گراف دانش یا knoledge graph توصیف‌های بهم پیوسته از موجودیت‌‌ها با اشیا، رویدادها یا مفاهیم را نشان می‌‌دهد
گراف دانش (knowledge Graph) در خدمت افزا ...
استخدام مدیر دانش در سازمان ها افزایش یافته و مسائلی که باید در نظر گرفت برای آن-mta.co.ir
چگونه برای اولین بار در سازمان مدیر دانش ...
چالش اشتراک دانش در دورکاری معضلی است که در دوران کرونا بیشتر ... - mta
چگونه تیم‌های مجازی بهتر می‌توانند دانش ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...