شناسایی چالش‌ها و فرصت‌ها؛ اولین قدم در پیاده‌سازی مدیریت دانش

آقای فرید مظفری کارشناس ارشد مدیریت دانش    فرید مظفری
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/3/26

اگر قصد اجرای مدیریت دانش در سازمان خود را دارید، اولین اقدام تعیین اهداف مناسب است. آیا چالشی جهت رفع وجود دارد یا می‌خواهید بهبودی در کار خود ایجاد کنید؟ اگر نه؛ از کارکنان خود بپرسید در حال حاضر چه چیزی باعث عدم حداکثر بودن کارآیی آن‌ها شده است. به دنبال فرصت‌هایی جهت کاهش این قبیل مسائل از طریق تسهیم، نوآوری، استفاده مجدد، همکاری یا یادگیری باشید.
در صورت عدم وجود چالش یا نقطه قابل بهبود و یا نبود متخصص باتجربه برای حل مسائل، برنامه مدیریت دانش را در سازمان خود شروع نکنید. در نقطه مقابل، در صورت وجود چالش‌ها و فرصت‌های زیاد برای بهبود، باید لیست را کوتاه کرده و از میان آن‌ها، سه چالش یا فرصتی که مدیریت دانش به سازمان کمک می‌کند را انتخاب کرده و روی آن متمرکز شوید. 

نتایج شناسایی چالش‌ها و فرصت‌ها در پیاده سازی مدیریت دانش
 

اخذ نظر از کاربران برای شناسایی چالش‌ها و فرصت‌ها

برای شناسایی نقاط قابل بهبود در مدیریت دانش، اخذ نظرات کاربران بسیار مهم است. جلسات پرسش و پاسخ یا تهیه پرسشنامه شناسایی فرصت‌ها برای این کار مناسب است. 

شناسایی چالش‌ها برای پیاده‌سازی مدیریت دانش

بعد از توزیع پرسشنامه شناسایی فرصت‌ها، به جمع‌آوری و نهایی کردن پاسخ‌ها بپردازید. در ادامه به تعدادی از نتایج احتمالی اشاره می‌شود.
• تصمیمات بد: صرف زمان زیاد برای تصمیم‌گیری و یا عدم امکان اخذ تصمیم مناسب موجب تضعیف کسب وکار، از دست رفتن فرصت‌ها و کاهش سود می‌شود. 

• عدم امکان جستجو: دستیابی به اطلاعات و منابع مورد نیاز در زمان مناسب دشوار است. در نتیجه، افراد زمان خود را با جستجوی منابع هدر می‌دهند و با این وجود به اطلاعات مورد نیازشان به دلیل عدم دسته‌بندی مناسب دست نمی‌یابند. 

• اختراع مجدد چرخ: افراد همیشه کار را از ابتدا و به صورت فردی انجام می‌دهند درست به مانند اینکه پروژه‌ای جدید را از اول شروع کنند. این کار، موجب هدر رفتن تلاش‌های قبلی، افزایش هزینه‌ها، تاخیر در زمان تحویل و نتایج پایین‌تر از متوسط می‌شود. 

تکرار اشتباهات: یک اشتباه، بارها و بارها تکرار می‌شود و افزایش هزینه‌ها، شکست‌ها و نارضایتی مشتریان را در پی دارد. 

عدم آگاهی نسبت به دانسته‌ها: دستیابی به خبرگان سازمان و اقدامات مشابه قبلی در صورت عدم شناخت منابع دانشی سازمان، فرآیندی دشوار است. 

ندانستن: سرعت پایین خلق و توزیع دانش سازمانی و عدم دسترسی به اطلاعات موجود و مورد نیاز سبب عدم آگاهی افراد نسبت به اقدامات پیشین و کنونی می‌شود و این شرایط برای وفاداری کارکنان، رضایت مشتریان و نتایج مورد انتظار کسب‌وکار خوب نیست. 

• استانداردهای ناکافی: سازمان کمبودهای زیادی در فرآیندها، رویه‌ها، روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌های استاندارد دارد. این موضوع سبب ناهماهنگی و محصولات و خدمات بی‌کیفیت می‌شود. 

• کمبود خبره: پیدا کردن و دسترسی به خبرگان سازمان در زمان مورد نیاز دشوار است. این امر موجب ترس از دست دادن خبرگان پیش از اخذ دانش آن‌ها می‌شود. بنابراین دانشی که می‌تواند در حل مسائل به کار آید، تبدیل به فرصتی از دست‌رفته می‌شود.

• زمان طولانی برای طراحی و تولید:
زمان زیادی برای اختراع، طراحی، تولید، فروش و تحویل محصولات و خدمات به مشتریان خود صرف می‌کنید. اثر این امر در از دست دادن بازار، کاهش درآمد و ریزش مشتریان و تقویت رقبا خود را نشان می‌دهد. 

شناسایی فرصت‌ها

با استفاده از پرسشنامه شناسایی فرصت‌ها، اهداف مدیریت دانش در سازمان خود را مشخص نمایید. در ادامه تعدادی از اهداف احتمالی بیان شده است.
سرعت و چابکی: به سرعت تصمیم‌گیری کنید. این امر، استفاده از منابع را بهینه کرده و میزان برنده شدن در مزایده‌ها و مناقصه‌ها را افزایش می‌دهد و تاثیرات مثبتی بر وضعیت کسب وکار دارد.

• افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات: یافتن اطلاعات و منابع آسان خواهد شد. این امر موجب می‌شود در زمان نیاز، اطلاعات و دانش مورد نظر را در دسترس داشته باشیم. 

اثربخشی: مزایای استفاده از خبرگان موجود در سازمان و تجارب افراد بسیار زیاد است. اگر بدانید چه می‌دانید، به طور اثربخش از دانسته‌های خود استفاده می‌کنید. 

• یادگیری: اطلاعات مهم را به صورت گسترده و سریع در سازمان ارائه دهید. کارکنان آگاه در راستای اهداف و استراتژی‌های سازمان حرکت می‌کنند. 

توانایی تکرار: مهیا کردن فرآیندها، رویه‌ها، روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌های استاندارد، موجب ارائه محصولات و خدمات باکیفیت می‌شود. 

فرصت‌طلبی: دانش خبرگان را در دسترس تمام کارکنان قرار دهید. تبادل دانش بین واحدها، موجب برنده شدن یک قرارداد، رضایت مشتری یا حل بحران می‌شود.

بهره‌وری: تحویل خدمات به مشتری را تسریع نمایید. زمانی که مشتری زودتر به محصول یا خدمت خود دست یابد، سازمان نیز زودتر به درآمد می‌رسد. در نتیجه مشتری مجددا تمایل به استفاده از خدمات شما دارد. 

• قدرت نفوذ: سازمان قادر خواهد بود تا از مزایای گستردگی خود بهره ببرد. گستردگی نسبت به رقبا تا زمان عدم استفاده به عنوان مزیت محسوب نشده و به دلیل افزایش هزینه‌ها و ناهماهنگی سطوح سازمانی موجب ضرر می‌شود. مزایای گستردگی سازمان باید در پاسخگویی سریعتر، افزایش تعداد خبرگان و افزایش ظرفیت سازمان خود را نشان دهد. 

قابلیت اطمینان: بهترین تجارب سازمان در زمینه حل مشکلات را برای استفاده مجدد در دسترس افراد قرار دهید. استفاده از دانش مرتبط با حل مساله، موجب تکرار آن تجربه در مورد مشابه می‌شود.

نوآوری: رشد سازمانی را از طریق بهبود فرآیند، کاهش زمان تولید و ارائه راه‌حل‌های خلاقانه برای انجام کارها می‌توان محقق کرد. مزایای این کار، رهبری بازار، رشد درآمد و بهبود برند سازمان است.

مثال‌هایی از نتایج شناسایی چالش و فرصت 

با استفاده از چالش‌ها و فرصت‌های مطرح شده، موارد مرتبط با کسب‌وکار خود را انتخاب کنید. در ادامه سه نمونه ارائه می‌شود. 
• سازمان‌های غیرانتفاعی
1) کاهش هزینه‌ها از طریق جلوگیری از اختراع مجدد چرخ توسط کارکنان
2) کاهش خطاهای تکراری
3) افزایش خلاقیت و توانمندی‌های سازمانی
• کارخانه‌ها
1) افزایش سفارشات با برقراری ارتباط بهتر بین واحد تولید، فروش، تحقیق و توسعه و خدمات پس از فروش 
2) افزایش درآمد با ایجاد جریانی از ایده‌ها برای خلق محصولات و خدمات جدید
3) افزایش سود با تسهیم و به‌کارگیری مجدد درس‌آموخته‌ها
• شرکت‌های مشاور
1) افزایش تعداد قراردادهای برنده شده با بهبود فرآیند پروپوزال‌نویسی
2) کاهش هزینه‌های فروش و تحویل با استفاده مجدد از راهکارهای اثبات شده
3) افزایش کیفیت تعامل با مشتریان و شرکای تجاری.
برنامه‌های مدیریت دانش باید به نیازهای اساسی کسب‌وکار پاسخ دهند. در صورت پاسخ مدیریت دانش به چالش‌ها و فرصت‌هایی از این جنس، برنامه موفق می‌شود و در غیر این صورت محکوم به شکست است. 
 

The Nonaka and Takeuchi Knowledge Spiral Model مدل مدیریت دانش نوناکا و تاکوچی
هرآنچه باید از مدل مدیریت دانش نوناکا و ...
ابزار گذشته‌نگری (RETROSPECT) یا پس‌نگری موثر در فرایندهای مدیریت دانش
معرفی ابزار بازنگری گذشته‌نگر (RETROSPEC ...
فرهنگ دانش در بین کشورهای مختلف
بررسی ارتباط میان فرهنگ کشورها و مدیریت ...
استراتژی مدیریت دانش یا استراتژی دانش
صفرتا صد استراتژی مدیریت دانش در سازمان‌ ...
توسعه فرایندهای مدیریت دانش در کسب‌وکارهای کوچک چطور انجام می‌شود؟
توسعه فرآیندهای مدیریت دانش در سازمان‌ها ...
گراف دانش یا knoledge graph توصیف‌های بهم پیوسته از موجودیت‌‌ها با اشیا، رویدادها یا مفاهیم را نشان می‌‌دهد
گراف دانش (knowledge Graph) در خدمت افزا ...
فاکتورهای پیاده سازی موفق سیستم های مدیریت دانش در سازمان
فاکتورهای پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریت د ...
استخدام مدیر دانش در سازمان ها افزایش یافته و مسائلی که باید در نظر گرفت برای آن-mta.co.ir
چگونه برای اولین بار در سازمان مدیر دانش ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...