مصاحبه با روزنامه جام‌جم: راهکار دانش‌بنیان برای «مدیریت دانش» سازمان‌ها

شرکت دانش‌بنیان «مشاوران توسعه آینده» برای حفظ تجارب و دانش سازمان‌ها، سامانه جامع مؤثری را در اختیار حدود 200 سازمان مختلف قرار داده است

معمولا اطلاعات و تجربیات در سازمان‌ها با پایان دوران همکاری پرسنل از بین می‌رود و نمی‌توان روی این راهکارهای قدیمی برای  رفع خلا حاصله تکیه کرد. اما پیاده سازی یک سیستم جامع که بتواند درس آموخته‌های افراد و تیم‌های کاری را در خود ثبت کند، از جمله کارهایی است که شرکت «مشاوران توسعه آینده» در کشورمان پایه گذاری کرده است. این شرکت با قابلیت‌هایی که دارد به سازمان‌ها در پیاده سازی راه حل های مدیریت دانش کمک می‌کند. 

داستان شکل‌گیری اولین نرم‌افزار ایرانی مدیریت دانش

تولد شرکت دانش‌بنیان «مشاوران توسعه آینده» همزمان با نیازی اتفاق افتاد که در سازمان‌های ایرانی تحت عنوان «مدیریت دانش» احساس می‌شد. این سازمان‌ها در اوایل دهه 80 برای اولین بار احساس کردند که سازمان در بحث تکرار خطاها، عدم وجود حافظه سازمانی و از دست رفتن خبرگان، بدون ثبت درس‌آموخته‌های آن‌ها با مشکلاتی مواجه است. در آن زمان، مدیریت دانش صرفا یک موضوع علمی در سطح دانشگاه‌های کشور بود و راه حل متناسبی برای آن به سازمان‌ها به صورت اجرایی پیشنهاد نمی‌شد.

نوید نظافتی که در حال حاضر بنیانگذار و عضو هیأت مدیره شرکت «مشاوران توسعه آینده» است، پیش از راه‌اندازی شرکت، دانشجوی دکتری مهندسی صنایع دانشگاه صنعتی امیرکبیر بود و به صورت اجرایی و مشاوره‌ای با شرکت‌های صنعتی هم همکاری می‌کرد. 
او در فعالیت‌هایش پی برد که باید یک فرآیند اجرایی و راه‌حلی عملی در زمینه مدیریت دانش به سازمان‌های ایرانی پیشنهاد دهد. به گفته نظافتی، در آن زمان، مدیریت دانش در نیمه اول دهه 80 صرفا به صورت کارهای علمی در سطوح اولیه و کارهای پایان‌نامه‌ای شکل می‌گرفت و هیچ راه‌حلی برای سازمان‌ها موجود نبود. سازمان‌ها تصور می‌کردند مدیریت دانش فقط به کار دانشگاه‌ها می‌آید، در صورتی که مدیریت دانش مبحثی جدی برای سازمان‌های پیشروی دنیاست که حافظه سازمانی خود را ایجاد کنند. 
نظافتی به همراه دوستانش در دانشگاه امیرکبیر با بحث‌ها و تبادل نظرهایی که شکل گرفت، تصمیم گرفتند شرکتی را در همین رابطه در سال 83 تأسیس کنند که در ابتدا تنها سرمایه‌ای فکری در اختیار داشت. در همان ابتدا طراحی مفهومی یک نرم‌افزار را با ایده‌هایی که داشتند در زمینه مدیریت دانش انجام دادند که برای اولین بار در ایران و در نوع خود، اولین بار در جهان بود. 
نظافتی که در حال حاضر عضو هیأت علمی دانشکده مدیریت و حسابداری دانشگاه شهید بهشتی است به جام‌جم می‌گوید: «توانستیم نخستین نرم‌افزار نسخه ایرانی مدیریت دانش را تحت عنوان mtashare توسعه دهیم که به پایه شکل‌گیری کسب‌وکار شرکت مشاوران توسعه آینده تبدیل شد. 
پس از آن، راه‌حل‌هایی را برای فرهنگ سازمانی مدیریت دانش، ساختار مدیریت دانش و ایجاد حافظه سازمانی ارائه کردیم که در حال حاضر، تعداد راه‌حل‌هایی که به سازمان‌های ایرانی ارائه داده‌ایم به حدود ۳۰ راه‌حل می‌رسد. هم اکنون نیز تیمی متشکل از نزدیک به ۳۰ دانش آموخته برتر دانشگاه ها در مشاوران با مدیریت مهندس امیر خسروانی از دانش آموختگان قدیمی دانشگاه پلی تکنیک به توسعه این راه حل‌ها می‌پردازند. »

سازمان‌ها و کاربری مدیریت دانش در آن‌ها

سازمان‌هایی که در 10 حوزه اصلی کسب‌وکاری کشور شامل نفت و گاز، صنایع معدنی، فناوری اطلاعات، بانکداری، بهداشت و درمان، دانشگاهی و پژوهشی و غیره قرار می‌گیرند، همگی با این مسأله روبرو هستند که در سازمان‌ها، راه‌حل‌ها و پیشنهادهای زیادی از سوی پرسنل ارائه می‌شود اما این راه‌حل‌ها و تجربه‌ها تنها در ذهن پرسنل باقی می‌ماند و با جابه‌جایی افراد به دلایل مختلف، عملا نمی‌توانند این گنجینه‌های دانش را جبران کنند و نتیجه این می‌شود که سازمان‌های ما دچار بی‌حافظگی دانشی و فراموشی سازمانی هستند و رشد پلکانی برای آن‌ها اتفاق نمی‌افتد. 
مدیریت دانش با ایجاد چرخه ای از خلق، کسب، تبادل و بکارگیری دانش این سرمایه بی‌بدیل را در سازمان‌ها بیش از پیش اثربخش و بهره‌ور می‌کند، حال چه در صنایع تولیدی، چه پروژه محور و چه در صنایع خدماتی یا کسب‌وکارها باشند. در 15 سالی که از عمر این شرکت دانش‌بنیان و فعالیت آن در شرکت‌های ایرانی می‌گذرد، در تمامی این 10 رشته کسب‌وکار کشور نتایج بسیار خوبی از بازگشت سرمایه ناشی از پیاده‌سازی مدیریت دانش را به دست آورده است. 
در این میان برخی از سازمان‌ها بیشتر تمرکز خود را روی مستندسازی تجربه خبرگان و ثبت آن‌ها به صورت چاپ کتابچه‌های دانشی یا فایل‌های چند رسانه‌ای دانشی گذاشته‌اند و برخی نیز بیشتر دنبال ایجاد زیرساخت‌های نرم‌افزاری مدیریت دانش و شبکه‌های دانشی در سازمان‌ها بوده‌اند. بعضی هم به دنبال ایجاد شبکه‌های دانشی بین زیرمجموعه‌های هلدینگ‌های خود بوده‌اند و برخی دیگر هم با استفاده از راه‌حل‌های مدیریت دانش، افق‌های پیشرفت و توسعه کسب‌وکار را شناسایی و شکاف‌های دانشی را شناخته و به سمت دانش‌هایی حرکت کرده اند که بتوانند پایه توسعه‌ حرفه‌ای آنها باشد. 
مجموعه این اتفاقات باعث شده که در حال حاضر نزدیک 200 سازمان ایرانی نمونه‌های موفقی در زمینه پیاده‌سازی مدیریت دانش را در خود ایجاد کنند و نتایج خوبی را به مجامع ملی و بین‌المللی ارائه دهند. مشاوران توسعه آینده در دوران کرونا در سال ۱۳۹۹ که سازمان‌ها بیش از گذشته به فکر ارتباط دانشی پرسنل شان در زمان دورکاری بوده‌اند، شاهد افزایش حدود ۲۵۰ درصدی در فروش محصولات دانش بنیان خود بوده است.

سامانه مدیریت دانش و قابلیت‌های آن

در سامانه مدیریت دانش، سازمان یک سیستم نرم‌افزاری تحت شبکه را در اختیار می‌گیرد که پرسنل مختلف می‌توانند در آن پروفایل‌های دانشی خود را تشکیل دهند. پرسنل می‌توانند در این پروفایل‌ها، مهارت‌ها و تخصص‌های خود را ارائه کرده و همکاران آن‌ها می‌توانند براساس این حوزه‌های تخصصی با این افراد ارتباط بگیرند. 
همچنین، در این نرم افزار، افراد به هر درس‌آموخته یا بسته دانشی جدیدی در فرآیندهای کاری خود می‌رسند، می‌توانند در آن سیستم به نام خود یا همکارانشان به عنوان دانش فردی یا گروهی ثبت کنند. درس‌آموخته آن‌ها پس از ارزیابی در ساختار درخت دانشی سازمانی قرار می‌گیرد، به طوری که پرسنل سازمانی می‌توانند از تمام این درس‌آموخته‌ها با جستجوی ساده و پیشرفته استفاده کنند. در حقیقت، موتور کسب دانش در این سیستم‌ها کاملا فعال است و پس از جمع‌آوری این دانش در قالب مستندات، در موتور توزیع و انتشار دانش، با ایجاد یک شبکه اجتماعی سازمانی آن‌ها را در اختیار افرادی قرار می‌دهد که نیاز به پاسخ به سؤالات یا دسترسی به درس‌آموخته‌های سازمانی داشته‌اند. 
علاوه براین، این نرم‌افزار، یک نقشه دانشی را ایجاد می‌کند که در هر حوزه تخصصی سازمان، بهترین خبرگان، درس‌آموخته‌ها و مستندات  تنها با چند کلیک نمایش داده می شوند. این سیستم با ایجاد سیستم مدال دهی دانشی و نظام پاداش دهی اتوماتیک زمینه ساز اشتراک هر چه بیشتر دانش و تجارب سازمانی نیز هست. 

ایجاد حافظه سازمانی، بازیابی گنجینه‌ای رها شده

از مزایای به‌کارگیری راه حل‌های مدیریت دانش می‌توان به ایجاد انجمن‌های خبرگی در سازمان‌ها، مستندسازی تجارب خبرگان، تحلیل شکاف دانشی، تدوین استراتژی‌های مدیریت دانش و غیره اشاره کرد که همگی در این راستا حرکت می‌کنند که ما سازمان‌ها را صرفا به عنوان مجموعه‌ای از سرمایه‌های فیزیکی نبینیم، بلکه درس‌آموخته‌ها و تجربه‌های فردی و سازمانی درون سازمان‌ها را یکی از مهم‌ترین سرمایه‌ها در نظر گرفته و برای آن برنامه‌ای داشته باشیم که به راحتی از دست نرود و پایه رقابتی با رقبا باشد. 
به گفته نظافتی، نرم‌افزار مدیریت دانش فقط 30 درصد از فعالیت‌ها و خدمات حوزه مدیریت دانش را تشکیل می‌دهد. بسیاری از فعالیت‌ها و خدمات باید در سازمان‌ها انجام شود تا فرهنگ ارائه دانش و استفاده دوباره از دانش در این شرکت‌ها به وجود بیاید. براساس برنامه اصلاح نظام اداری، تمام سازمان‌های ایرانی که با دولت در ارتباط هستند، ملکف به پیاده‌سازی فرآیند مدیریت دانش هستند. حافظه دانشی سازمان ها گنجینه‌ای است که اگر شناسایی و بازیابی شود زمینه ساز ورود ما به عصری نوین خواهد شد. سازمان‌های متقاضی برای استفاده از خدمات می‌توانند از طریق ایمیل با این شرکت ارتباط برقرار کرده و نیاز خود را مطرح کنند تا با آن‌ها تماس گرفته شود. 
طبیعتا هزینه استفاده از نرم‌افزار و استفاده از خدمات مدیریت دانش کاملا به نوع سازمان‌ها بستگی دارد.