چرا کارکنان دانش خود را به اشتراک نمی‌گذارند؟

تسهیم دانش یکی از زیرفرآیندهای مهم در موفقیت پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌باشد. علی‌رغم اهمیت بالای این موضوع، بیشترین مقاومت کارکنان در فرآیند تسهیم دانش به وجود می‎‌آید. در این مطلب به تعدادی از مهم‌ترین دلایل مقاومت افراد در مقابل تسهیم دانش پرداخته و راهکارهایی برای حل این مشکل بیان می‌شود:

عدم آگاهی افراد نسبت به علل و اهمیت اشتراک دانش

رهبران و مدیران سازمان، نمونه موردی مناسبی برای اشتراک دانش بیان نکرده‌اند. راه‌حل این مساله ارائه مداوم انتظارت، اهداف و پاداش‌های اشتراک دانش به وسیله رهبران سازمان است. 

نبود شناخت کافی نسبت به نحوه تسهیم دانش

کارکنان در مورد چگونگی اشتراک دانش خود، آموزش‌های لازم را ندیده‌اند. راهکار این مشکل، برگزاری دوره‌های آموزشی، وبینار و همایش‌ها با موضوع اشتراک دانش می‌باشد. 

اطلاع‌رسانی ناکافی نسبت به انتظارات سازمان

رهبران سازمان اهداف واضح و روشنی را برای اشتراک دانش در سازمان مشخص نکرده‌اند و کارکنان شناختی در مورد رفتار و اقدام قابل قبول در زمینه اشتراک دانش ندارند. راه‌حل این چالش، تعیین و ارائه اهداف در زمینه اشتراک دانش است. اهداف تعیین شده باید واضح، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، واقع‌بینانه و زمان‌بندی‌شده باشند. علاوه بر این، مدیران نیز باید در فرآیند اشتراک دانش مشارکت داشته و در این زمینه پیشرو باشند. این امر موجب تبعیت سایر کارکنان، درک ارزش‌های اشتراک دانش و در نهایت تبدیل آن به رفتار سازمانی می‌شود.

احساس عدم اطمینان کارکنان نسبت به ارزش‌ها و نتایج اشتراک‌ دانش

کارکنان در زمینه چگونگی و چرایی اشتراک دانش، آموزش‌های مرتبط را دیده‌اند اما معتقدند که حتی در صورت انجام این کارها، باز هم نتیجه مطلوب و مورد انتظار سازمان به دست نمی‌آید. راهکار این مساله، متقاعدسازی کارکنان نسبت به نتایج ناشی از این فرآیند به وسیله رهبران دانش، تسهیلگران دانش و اعضای تیم مدیریت دانش سازمان و در قالب گروه‌های کوچک یا در قالب جلسات تک به تک است.

پافشاری کارکنان بر به‌کارگیری راه‌حل‌های شخصی

علاقه کارکنان به تسهیم دانش از طریق روش‌های شخصی یا اشتراک دانش با گروه محدودی از دوستان مورد اعتماد خود، چالش‌هایی را برای سازمان ایجاد می‌کند. راه‌حل این مشکل، بیان مستمر داستان‌هایی در مورد منافع اشتراک دانش با استفاده از روش‌های اثبات شده است. این اقدام منجر به جلب توجه کارکنان نسبت به راه‌حل‌های جدید و بهتر می‌شود. 

بی‌اهمیت دانستن تسهیم دانش

اشتراک دانش برای برخی از کارکنان جز اولویت‌های کاری نیست. راه‌حل این چالش، رفتار مدیران ارشد و میانی سازمان به عنوان الگو و نمونه‌ای در زمینه اشتراک دانش است. علاوه بر این باید با همان دقت و پشتکاری که سایر اهداف سازمان را مورد بررسی قرار می‌دهند، پیگیر اهداف تعیین‌شده در زمینه اشتراک دانش هم باشند. 

عدم دریافت منفعت شخصی در قبال اشتراک دانش

کارکنان در قبال اشتراک دانش، پاداشی دریافت نخواهند کرد. بنابراین باید برنامه‌هایی برای شناسایی و پاداش‌دهی به مشارکت کنندگان در زمینه اشتراک دانش در نظر گرفت. 

تسهیم دانش با روش‌های متفاوت

کارکنان در حال حاضر اشتراک دانش را با روش‌هایی متفاوت از روش‌های پیشنهاد شده توسط برنامه مدیریت دانش (مانند ارسال ایمیل به همکاران مورد اعتماد یا حتی تعداد زیادی از همکاران) انجام می‌دهند. راهکار این مساله، تشویق افراد به کار با انجمن‌ها، تیم‌ها و سایر واحدها است تا از این طریق با چگونگی استفاده از راهکارهای پیشنهاد شده آشنا شده و مزایای آن‌ها را نسبت به راهکار خودشان درک کنند. ارائه ابزار یا فرآیندی جدید به عنوان یک "ابزار قاتل"، به طور سریع و گسترده‌ای در سازمان جلب توجه کرده و بهترین راه برای جایگزینی راهکار قدیمی با راهکارهای جدید است.

دریافت پاداش در صورت عدم اشتراک دانش

کسانی که دانش را به صورت انحصاری نزد خود نگه داشته و آن را به اشتراک نمی‌گذارند، سبب احتیاج و درخواست کمک مستمر سایر کارکنان می‌شود. علاوه بر این کارکنان با انجام کارهای دیگر پاداش دریافت می‌کنند. راه‌حل این مشکل، صحبت با تمام مدیران سازمان برای تقویت رفتارهای شایسته و توقف پاداش‌دهی به رفتارهای اشتباه می‌باشد.

تنبیه برای تسهیم دانش

با صرف وقت برای اشتراک دانش، آن‌ها به سایر اهداف مهم سازمان دست نیافته یا برای اتلاف وقت مجاز می‌شوند. راهکار این مساله، همراستایی اهداف و فرآیندهای اشتراک دانش با سایر اهداف عملکردی و فرآیندهای حیاتی سازمان است.

انتظار عواقب منفی در صورت اشتراک دانش

تصور کارکنان نسبت به از دست دادن موقعیت خود به عنوان خبره در صورت اشتراک دانش (عدم نیاز و مراجعه دیگران در زمان نیاز به دانش)، سوءاستفاده کارکنان از دانش آن‌ها، استفاده از دانش بدون ذکر منبع یا عدم توانایی صرف وقت برای اهداف مهم‌تر از سایر چالش‌های تسهیم دانش است. آن‌ها از پرسش و پاسخ در جمع همکاران می‌ترسند، زیرا فکر می‌کنند این کار نشانه عدم دانایی و بی‌کفایتی آنان تلقی شده و یا زمینه‌ای برای انتقاد و سرزنش از آن‌ها را به دلیل به اشتراک‌گذاری پاسخی نامناسب و نادرست فراهم می‌نماید. راه‌حل این موضوع نهادینه‌سازی اشتراک دانش به عنوان یکی از عوامل کلیدی موفقیت در سازمان برای افراد و ایجاد روابط بر پایه اعتماد از طریق شبکه‌های اجتماعی سازمانی و روابط چهره به چهره می‌باشد. 

عدم انتظار بازخورد منفی با انجام ندادن فرآیند تسهیم دانش

این فعالیت از اهداف عملکردی کارکنان نبوده، تقویت نمی‌شود و مورد پیگیری جدی قرار نمی‌گیرد. راهکار این مساله، مشارکت تمام مدیران ارشد سازمان برای پیاده‌سازی، ارزیابی و اجباری کردن فرآیند اشتراک دانش است. اهمیت اشتراک دانش باید از بالا به پایین و از طریق تاکید مدیران ارشد و رصد و ارزیابی مستمر چگونگی انجام کار در سازمان جریان یابد.

وجود موانع غیرقابل کنترل

عدم امکان صرف وقت برای اشتراک دانش، نبود دسترسی به سیستم‌های مرتبط یا تسلط ناکافی به زبان انگلیسی برای تبادل دانش با متخصصان خارج از کشور موانعی برای این فرآیند ایجاد می‌کند. راه‌حل این موضوع، نهادینه‌سازی اشتراک دانش در فرآیندهای کسب وکار است.