روش اثبات شده
انتخاب، مستند کردن و تکرار فرایندهایی که تاثیر آن در بهبود نتایج و خروجیهای کسبوکار به اثبات رسیده است. این روشها را دیگران میتوانند در شرایط مشابه یا زمانی که نیازهای عملکردی مشابهی دارند به کار گیرند و از مزایای آن استفاده کنند. اثربخش بودن "روشهای اثباتشده" در فرآیندهای کاری اثبات شده است و میتواند توسط دیگران نیز در شرایط مشابه، گروهها یا سطح سازمان مجددا تکرار شده و به کار گرفته شوند. این عبارت ممکن است با "بهروش" تداخل داشته باشد. تعدادی از محققین با عبارت "بهروش" به دلیل اینکه بر رسیدن به یک نقطه ایدهآل تاکید میکند، مشکل دارند، اما در "روش اثباتشده" با تلاش بیشتر میتوان راهحل را بهبود داد و روش بهتری را به دست آورد. بهتر است درباره "روش اثباتشده" یاد بگیرید و آنها را متناسب با فضای سازمان خود به کار بگیرید و به این توجه نکنید که آیا این بهترین روش هست یا نه.
یکی از مزایای اصلی مدیریت دانش این است که تجربههای سازمان در حل مسائل و مشکلات را قابل استفاده مجدد میکند. بهکارگیری مداوم "روشهای اثباتشده" میتواند به طور محسوسی نتایج و خروجیهای شرکتها را بهبود دهد. به عنوان مثال، سایت کارخانهای را در نظر بگیرید که در یک نقطه از دنیا روشی برای جلوگیری از نیاز به دوبارهکاری روی محصولات برگشتخورده پیدا میکند و سایر سایتهای کارخانه در نقاط جغرافیایی متفاوت میتوانند این روش را به کار گرفته و در هزینهها صرفهجویی کنند. با بهکارگیری فرآیندی شامل تعریف، ارائه و تکرار "روشهای اثباتشده"، سازمان میتواند از منافع چیزهایی که در برخورد با مسائل و چالشها و حل آنها یاد گرفته است، استفاده کند.
انجمن خبرگی
تکنیک و ابزاری است که در قالب آن میتوان "روشهای اثباتشده" را به اشتراک گذاشت. تمپلیتهای مشخص باید برای مستندسازی "روشهای اثباتشده" مهیا شده و در دسترس قرار گیرند و پس از آن تمامی محتواهای ضروری کسب شوند. محتواهایی مانند توصیف فرآیند، عکسها و مشخصات مربوط به آن و ضبط ویدیویی برای نشان دادن اینکه فرآیند چگونه انجام میشود، میتواند مفید باشد و از طریق سیستمهای یادگیری الکترونیکی انتشار یابد.
فرآیند "روشهای اثباتشده" باید تا جایی که امکان دارد، معین باشد، مزایای ایجاد شده آن در معرض دید عموم باشد و بتوان آن را دوباره به کار گرفت. توصیه میشود که فرآیندی رسمی برای جمعآوری، ذخیرهسازی، انتشار و تکرار "روشهای اثباتشده" تعریف شود. مزایای حاصل از بهکارگیری این فرآیند میتواند برای نشاندادن ارزش مدیریت دانش و ابزارهای آن در سازمان استفاده شود.
9 روش برای تکرار "روشهای اثباتشده"
• ایجاد فرهنگ تسهیم دانش که امکان تکرار "روشهای اثباتشده" را افزایش دهد.
• اهداف و معیارهایی را تنظیم کنید تا بتوان این فرآیند را سنجید. به عنوان مثال، از طریق تسهیم و بهکارگیری مجدد "روشهای اثباتشده" بتوان سود را افزایش داد، یا هزینههای فروش و پشتیبانی را کاهش داد.
• پیادهسازی استراتژیهای "روشهای اثباتشده"
انگیزه: برای تسهیم و استفاده مجدد از "روشهای اثباتشده" پاداشهایی در نظر بگیرید
تحلیل: انتخاب "روشهای اثباتشده" از بین داستانهای جمعآوریشده
انتشار: توزیع و بهاشتراک گذاری "روشهای اثباتشده" در قالب خبرنامههای ماهیانه
تقاضا: امکان جستجو در پایگاه "روشهای اثباتشده" را فراهم کنید.
بهکارگیری: استفاده مجدد از "روشهای اثباتشده" در فرصتهای جدید
• تعیین اهداف برای "روشهای اثباتشده"، به عنوان مثال:
• تعداد اعضای انجمن خبرگی که "روشهای اثباتشده" را در قالب بحث و گفتگو به اشتراک میگذارند.
• جمعآوری دانش در قالب "روشهای اثباتشده"
• اجرای تغییرات در فرایندهای موجود برای تسهیل تکرار "روشهای اثباتشده"
• شناسایی و تعیین "روشهای اثباتشده"
• مستند کردن و تکرار "روشهای اثباتشده"
• بر اساس اهداف تعریفشده، ارزیابی عملکرد نیز داشته باشید. به عنوان مثال، تعداد دانلود "روشهای اثباتشده" توسط افراد، یا ارزش ایجادشده ناشی از بهکارگیری "روشهای اثباتشده" از طریق نظرسنجی از کاربران
• کسب "روشهای اثباتشده" در قالب عکس، ویدئو، صوت یا داستانسرایی در مورد چگونگی بهکارگیری این روش. با این کار امکان تکرار و استفاده آن را افزایش میدهید و این کار بیشتر از زمانی که فقط به صورت متن باشد مورد استقبال کاربران قرار میگیرد. در صورتی که شما تیمهایی را تعیین کنید تا "روشهای اثباتشده" را در قالب پادکست و صوت منتشر کنند، در این صورت دانش نسبت به زمانی که فقط به صورت متنی باشد و در قالب یک پایگاه دانش نمایش داده شود، اثربخشی بیشتری خواهد داشت. کنفرانسهایی را به صورت مرتب برگزار کنید تا افراد بتوانند "روشهای اثباتشده" خود را ارائه کرده و در مورد چگونگی بهکارگیری مجدد آن توسط سایرین توضیح دهند.
• اطلاعات جمع آوری شده را مرور کنید تا الگوها، روندها یا تمایلاتی را که میتواند مورد استفاده، گسترش یا اصلاح قرار گیرد، شناسایی کنید. پس از تجزیه و تحلیل دانشهای جمعآوریشده، باید بتوانید آن را مستند کنید تا به صورت فرآیندهای تکراری قابل اجرا باشد.
• به منظور افزایش آگاهی و شناخت کارکنان، "روشهای اثباتشده" را از طریق ایمیل برای همگی ارسال کنید.
• برای "روشهای اثباتشده" پاداشهایی در نظر بگیرید. به عنوان مثال، برای افرادی که "روشهای اثباتشده" را ارسال کرده و حداقل پنج بار مورد استفاده مجدد سایر کارکنان قرار گرفته باشند، پاداش مالی در نظر بگیرید.