بودجه و زمان در مدیریت دانش

مدیریت دانش نیز همانند بسیاری از تغییرات سازمانی نیازمند تخصیص بودجه مناسب می‌‌باشد. بسیاری از اقدامات مدیریت دانش از جمله: آموزش و استخدام مدرس، خرید نرم‌‌افزار جدید و زیر ساخت‌‌های آن، استخدام افرادی جهت تدوین استراتژی و فرآیندهای مدیریت دانش و غیره هزینه‌‌هایی را برای سازمان به‌‌دنبال دارد. اما باید توجه داشت که این تنها یک هزینه نیست بلکه یک سرمایه‌‌گذاری است و میلیون‌‌ها دلار برگشت سرمایه را به‌‌دنبال دارد.
حال این سوال پیش می‌‌آید که برای این کار باید چه مقدار هزینه کرد؟
برای برآورد هزینه می‌‌بایست با در نظر گرفتن اقدامات و منابع مورد نیاز، میزان کمترین حالت بودجه و بالاترین حالت ممکن برای بودجه را محاسبه کرد. اما باید توجه داشت که بودجه اولیه کاملا دقیق نبوده و در طول مسیر اجرای پروژه به دلایلی از جمله: کمک هزینه‌‌های سفر، تغییر هزینه‌‌های فناوری و پشتیبانی، خدمات مشاوره‌‌ای و غیره می‌‌تواند تغییر کند. بنابراین برآورد اولیه شما با گذر زمان دستخوش تغییراتی خواهد شد و بهترین راهکار در این زمینه ایجاد یک برنامه بودجه با افق زمانی سه ساله و یک برنامه بودجه دقیق‌‌تر برای یک سال آینده می‌‌باشد.

تخصیص بودجه باید به چه صورت باشد و چه پارامترهایی را در بر بگیرد؟

هیچ فرمول مشخص و دقیقی برای تخصیص بودجه مدیریت دانش وجود ندارد، اما باید توجه داشت که سهم قابل توجهی از بودجه را به چهار حوزه فرآیند، فناوری، رهبری و نقش‌‌ها و مسئولیت‌‌ها اختصاص داد.
•  در بخش فرآیند هزینه‌‌هایی برای تسهیل فرآیندها، مستندسازی آن‌‌ها و غیره؛
•  در بخش فناوری هزینه‌‌هایی برای تجزیه و تحلیل نیازهای کاربران، به روزکردن فناوری‌‌ها، هزینه‌‌های نگهداری از فناوری‌‌ها و غیره؛
•  در بخش رهبری هزینه‌‌های برای نظارت، گزارش‌‌گیری، ایجاد راهنماها و دستورالعمل‌‌ها و غیره؛
•  در بخش نفش‌‌ها و مسئولیت‌‌ها هزینه‌‌هایی برای تعریف نقش‌‌های جدیدی همچون: مدیر دانش، دانشکار و غیره.
در بیشتر موارد مشاهده می‌‌کنیم که سازمان‌‌ها به فناوری بیش از هر عامل دیگری توجه می‌‌کنند که این روند موجب ضعف پایه‌‌های مدیریت دانش می‌‌شود؛ زیرا فناوری به تنهایی پاسخگوی نیازهای مدیریت دانش نمی‌‌باشد.

الگو برداری مناسب برای تعیین بودجه

میزان زمان مورد نیاز برای اجرای مدیریت دانش

مراقب دام بودجه باشید.

در بسیاری از سازمان‌‌ها بودجه مشخصی از محل بودجه سازمانی برای مدیریت دانش در نظر نگرفته و سود حاصل از اجرای مدیریت دانش را به‌‌عنوان بودجه در نظر می‌‌گیرند. در این صورت ممکن است تیم مدیریت دانش برای هزنیه‌‌های معمول خود دچار مشکل نشود؛ اما برای سرمایه‌‌گذاری‌‌های بلندمدت فرهنگی و رفتاری در سازمان با چالش‌‌های بسیاری مواجه می‌‌شود.