مدیریت دانش، معماری خشت اول

سرنوشت هر ساختمان‌ و سازه‌ای با هر اندازه و سبکی که طراحی شده باشد؛ در گرو معماری خشت اول آن است. در مدیریت دانش نیز پیروزی و شکست سازمان‌ها مرهون کارایی و اثربخشی تیم مدیریت دانش سازمان است. اگر نگرش، انگیزه و فرهنگ را به عنوان روح مدیریت دانش در نظر بگیریم؛ نقش اولین تیم و اولین اقدامات در سرانجام این پروژه حیاتی، پررنگ‌تر می‌شود. از این رو انتخاب اعضاء و تشکیل تیم مدیریت دانش، یکی از تصمیمات ابتدایی و اثرگذار رهبران مدیریت دانش به‌شمار رفته و تصمیم‌گیری پیرامون مواردی چون اندازه تیم، مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز، خشت اول مدیریت دانش را بنا می‌نهد.

تیم مدیریت دانش تا چه اندازه باید بزرگ شود؟

 نتایج نظرسنجی عمومی از متخصصان مدیریت دانش که توسط Knoco در سال 2014 انجام شد، متوسط اعضاء تیم مدیریت دانش را 9 نفر نشان می‌دهد. حال‌آنکه رایج‌ترین پیشنهاد برای تعداد اعضاء تیم مدیرت دانش عدد 4 است. برای روشن شدن موضوع، در نمودار زیر به بررسی میانگین تعداد اعضاء تیم‌ مدیرت دانش در سازمان‌هایی با اندازه‌های مختلف پرداخته‌ایم. 

تیم شما به چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟

در ادامه به بیان مهارت‌های اصلی مورد نیاز در تیم مدیریت دانش می‌پردازیم. شما هرگز همکارانی را که همه این مهارت‌ها را داشته باشند نخواهید یافت، اما می‌توانید با انتخاب ترکیبی مناسب از اعضاء تیم، ترکیب مهارتی لازم را بدست آورید. اعضاء تیم مدیریت دانش باید از هفت مهارت اصلی زیر بهره‌مند باشند.
1. مهارت‌های شغلی 
2. مهارت‌های ارتباطی و تسهیلگری 
3. مهارت‌های سازماندهی دانش 
4. مهارت‌های مدیریت تغییر 
5. مهارت‌های نوشتاری 
6. مهارت‌های فناوری اطلاعات  
7. مهارت‌های مدیریت پروژه 

مهارت‌های شغلی:

تجربه کاربردی و عملیاتی در ارتباط با کاری که سازمان انجام می‌دهد از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که اعضاء تیم مدیریت دانش باید داشته باشند. اعضاء تیم به این پیش زمینه شغلی نیاز دارند تا بتوانند مدیریت دانش را در راستای وظایف کسب و کار شما تعریف کنند. هرچه سازمان بزرگتر و در زمینه‌های کاری متعددی فعال باشد؛ در تیم مدیریت دانش به مهارت‌های شغلی متنوع‌تری نیاز است. 

مهارت‌های ارتباطی و تسهیلگری

بعد از آن شما به افرادی با مهارت‌های ارتباطی و تسهیلگری بالا نیاز دارید. بسیاری از فرایندهای مدیریت دانش در قالب جلسات شکل می‌گیرند و اساسا پیشرفت مدیریت دانش وابسته و علاقه‌مند به گفتگو است. تیم مدیریت دانش باید این جلسات و گفتگوها را به خوبی مدیریت کرده و بتواند با برقراری ارتباطات مفید و سازنده، پیشرفت مدیریت دانش را تسهیل کند. پس تسهیلگران توانمند را بیابید و در کمترین زمان ممکن برای آموزش و ارتقاء مهارت‌های تسهیلگری دیگر اعضاء تیم، اقدام کنید.

مهارت‌های سازماندهی دانش

شما به افرادی نیاز دارید که در سازماندهی دانش‌های آشکار توانمند بوده و درمدیریت اطلاعات، محتوا و اسناد مهارت داشته باشند. همچنین داشتن مهارت‌هایی در ارتباط با ابرداده، طبقه‌بندی و مدیریت چرخه حیات اسناد، کتابخانه و مدیریت سوابق، در دست‌یابی به اهداف مدیریت دانش بسیار موثر است.

مهارت‌های مدیریت تغییر

اعضاء تیم مدیریت دانش یک وظیفه بسیار سخت را به عهده گرفته‌اند و آن تغییر فرهنگ سازمانی است. "مهارت‌های تعاملی " در تاثیرگذاری و ارتباطات، به عنوان هسته مهارت‌های مدیریت تغییر شناخته می‌شوند. اعضاء تیم باید در آموزش و مربیگری توانمند باشند چراکه آگاهی‌بخشی و تفهیم ضرورت مدیریت دانش از مقدمات ضروری این تغییر است. همچنین در تیم مدیریت دانش حداقل به یک نفر نیاز دارید که بتواند رهبران مدیریت دانش را در ارائه و بیان ایده‌ها‌ پشتیبانی کند.

مهارت‌های نوشتاری و روزنامه‌نگاری 

تیم مدیریت دانش به افرادی نیاز دارد که بتوانند به‌راحتی و به‌خوبی بنویسند. فرایندهایی از قبیل مصاحبه، تحلیل، خلاصه‌سازی، نوشتن و ارائه، همه بخش‌هایی از فرایند استخراج دانش و ازجمله مهارت‌های روزنامه‌نگاری است. پس مطمئن شوید که در تیم شما حداقل یک نفر در نویسندگی و روزنامه‌نگاری مهارت دارد.

مهارت‌های فناوری اطلاعات

هر تیم مدیریت دانش حداقل به یک نفر که در به‌کارگیری ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مسلط باشد، احتیاج دارد. این فرد باید به طور موثر با واحد فناوری‌ اطلاعات سازمان ارتباط داشته و زیرساخت‌ها و ابزارهای مناسب را جهت اجرای فازهای مختلف پروژه مدیریت دانش، به‌کارگیرد.

مهارت‌های مدیریت پروژه

از آنجا که اجرای مدیریت دانش، یک پروژه و برنامه بلند مدت است؛ تیم مدیرت دانش به مهارت بالایی در مدیریت پروژه نیاز دارد. این مهارت شامل توانایی در تهیه برنامه و زمانبندی پروژه با تحویل‌های مشخص، نظارت بر پیشرفت، مدیریت منابع و تنظیم برنامه‌ها براساس درس‌هایی است که در طول پروژه آموخته شده است.

نگرش و ارزش

برای تشکیل تیم مدیریت دانش علاوه برمهارت‌های اصلی به نگرش و ارزش‌های درست نیاز دارید. اعضاء تیم مدیریت دانش باید نسبت به مدیریت دانش مشتاق، پرشور و آگاه باشند. آن‌ها به آموزش مهارت‌ها و نظریه‌های مدیریت دانش و همچنین دسترسی به منابع علمی و مجلات مدیریت دانش نیاز دارند.

یک "ماتریس مهارت و افراد" ایجاد کنید و با کمک آن اطمینان حاصل کنید که همه مهارت‌های اصلی در تیم شما وجود دارد. اگر هر کدام از مهارت‌ها در تیم شما نیست؛ می توانید با آموزش یا استخدام، برنامه‌ای برای جبران آن داشته باشید.