مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

ارتقای فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان‌ها

ارتقای فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان‌ها

نویسنده: مایکل رابینز
ترجمه و تلخیص: ارژنگ یزدی
کارشناس مدیریت دانش، مشاوران توسعه آینده

مقدمه


هنگامیکه شرکت‌ها هزاران دلار در زیرساخت‌های مدیریت دانش خود سرمایه‌گذاری می‌کنند و در خلال ماه‌های آینده هیچ نشانی از بازگشت سرمایه نمی‌بینند، مدیران شرکت دچار وحشت می‌شوند. زمانی که مشکلی در زمینه برنامه‌های کاربردی که در واحد استفاده می‌شود، به چشم نمی‌خورد، مدیران تصمیم می‌گیرند که کل دپارتمان مربوطه را بررسی نمایند. به طور دقیق‌تر مدیران باید فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش در شرکت خود را مورد ارزیابی قرار دهند.

فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش محیطی است که در آن افراد مایل به انتشار اطلاعات بدون در نظر گرفتن اندازه سازمان یا شرکت می‌باشند. بنابراین به منظور انجام صحیح این کار افراد باید به هنجارها، ارزش‌ها، نگرش‌ها و اعتقادات ایجاد شده توسط سازمان پای‌بند باشند. هنگامیکه این جنبه‌های به اشتراک‌گذاری دانش نقض می‌شود، اطلاعات در دسترس مخاطبان موردنظر قرار نگرفته و در نتیجه انتقال دانش به تنگنا می‌افتد. به منظور بهبود فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش، یک برنامه ساختاریافته باید دنبال گردد. در اینجا تعدادی از عناصر طرح که باید توسط مدیران در نظر گرفته شود را مطرح می‌کنیم. در صورتی که مدیران تمایل دارند فرهنگ دانشی سازمان خود را بازسازی کنند، باید به موارد زیر توجه نمایند:

- تحریک نیاز به اشتراک‌گذاری دانش
- ارتقای سطح اعتماد
- جلوگیری از انباشت بیش از حد اطلاعات
- استفاده از ابزار مناسب
- تغییر در جایگاه دانشکاران
- گزارش مشکلات کوچک
- ایجاد ارتباط تنگاتنگ با فروشندگان

تحریک نیاز به اشتراک‌گذاری دانش


با اینکه این جنبه به اشتراک‌گذاری دانش ممکن است ابتدایی به نظر برسد، ولی اغلب نادیده گرفته می‌شود. از لحظه‌ای که یک فرد به واحد مدیریت دانش وارد می‌شود، باید به اهمیت به اشتراک‌گذاری اطلاعات مناسب با اشخاص مناسب پی ببرد. هنگامیکه به اشتراک‌گذاری دانش یک هنجار برای شرکت محسوب شود، دانشکاران باید آماده انتشار اطلاعات مربوطه بر اساس یک سیستم ویژه باشند. برای این منظور باید:

- بدانند که چگونه به اشتراک‌گذاری دانش در گذشته از طریق استفاده از موردکاوی (1) و گزارش بهترین شیوه عملکرد (2) به شرکت کمک شایانی نموده است.
- برای کار با ابزار به اشتراک‌گذاری دانش که در شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد، آموزش دیده باشند.
- با «تجزیه و تحلیل علت و معلول (3)» متوجه اثرات و دستاوردهای انتشار اطلاعات در زمان مناسب باشند.
- درنظر گرفتن پاداش زمانی که به اشتراک‌گذاری دانش انجام شد. (آیین‌نامه پاداش و تقدیر مدیریت دانش)

اشخاصی که به اهمیت و نیاز به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان واقف نیستند، افراد مناسبی برای کار در واحد نمی‌باشند.

ارتقای سطح اعتماد

یکی از حیاتی‌ترین عناصر فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش موفق، اعتماد است. در صورت عدم وجود اعتماد در شرکت در میان پرسنل، انباشتگی دانش پیش خواهد آمد. اطلاعاتی که در دست تعداد کمی از افراد است، می‌تواند خطرناک باشد. هنگامیکه تعداد کمی از افراد انتخاب شده، به دانش دسترسی داشته باشند، به افرادی قدرتمند در شرکت بدل می‌شوند، و می‌توانند تصمیم‌گیری مدیریت ارشد را تحت تأثیر قرار دهند. برای جلوگیری از این وضعیت مدیران باید محیطی را فراهم کنند که دانشکاران بتوانند به همکاران خود اعتماد کنند و از امنیت دستاوردها و نتایج کار خود اطمینان حاصل نمایند. از استراتژی‌های زیر می‌توان برای ایجاد یک سازمان امن و معتمد استفاده کرد. سازمانی که اطلاعات در آن پنهان نمی‌شود و برای مقاصد شخصی مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.

- انتخاب افراد مناسب: سازمان نباید از اشخاص منفرد با اهداف شخصی تشکیل شود، بلکه در عوض باید از افرادی تشکیل شود که قادرند تیم تشکیل داده و کارها را صورت گروهی انجام دهند. به نظر می‌رسد اعضای یک تیم که باهم برای مدت طولانی کارکرده‌اند، روابطی بر پایه اعتماد و امنیت خلق می کنند.
- ارزیابی محیط: مدیران باید کشف کنند که علت کمبود اعتماد بین پرسنل چیست. پیدا کردن این علل ریشه‌ای، منجر به از بین بردن موانع موجود در برابر اعتمادسازی می‌شود. اخذ نظرات از پرسنل شاغل در واحد می‌تواند به تحقق چنین هدفی کمک نماید.
- شرکت در تمرین ساخت تیم: پرسنل باید از محیط کار معمول خود جدا شده و مجبور شوند در یک سری تمرینات ساخت تیم شرکت نمایند. تمرینات باید فرآیندهایی که دانشکاران انجام می‌دهند را در یک روال منظم پیگیری نماید.

جلوگیری از انباشت اطلاعات


انباشت اطلاعات می‌تواند فرهنگ اشتراک دانش را مختل کند. با توجه به جریان زیاد اطلاعات ورودی به هر شرکت و زمان محدودی که دانشکاران در هر روز در اختیار دارند، در می‌یابیم که محدودیتی در انتشار دانش برای هر دانشکار وجود دارد. بمباران اطلاعاتی مداوم موجب می‌شود که اشخاص اطلاعات کمی را به اشتراک بگذارند، درحالیکه مقدار زیادی از این اطلاعات در پایگاه داده و ایمیل افراد دست نخورده باقی می‌ماند. بدین ترتیب افرادی که نیاز به این اطلاعات حیاتی دارند، از دسترسی به آن محروم خواهند بود. نکات زیر برای کمک به بهبود فرآیند به اشتراک گذاری دانش در یک شرکت می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد:

- فیلتر کردن اطلاعات بر مبنای کلمات کلیدی
- انجام جستجوهای متمرکز بیشتر بر روی شبکه و پایگاه داده
- تنظیم مجدد رویکرد جمع‌آوری اطلاعات داخلی
- استفاده از معیارهای سختگیرانه برای قضاوت بر اطلاعات مربوط به شرکت

استفاده از ابزار مناسب


به منظور در اختیار داشتن افرادی علاقه‌مند به ترویج فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش، ابتدا باید ابزار مناسب برای تبادل اطلاعات در شرکت در اختیار آنها قرار داده شود. با گوش دادن به نیازهای دانشکاران و مدیران و ارزیابی آنچه که مورد نیاز است، قادر خواهیم بود گروه خود را به یک واحد کارآمد تبدیل نموده که انتقال اطلاعات تنها با چند کلیک روی ماوس امکان‌پذیر باشد.
برای اطمینان از روند به اشتراک گذاری دانش در سرتاسر شرکت با استفاده از ابزار صحیح، مدیران باید موارد زیر را در نظر بگیرند:

- بررسی اینکه هم‌اکنون کدامیک از ابزارهای موجود در شرکت برای به اشتراک‌گذاری دانش بیشتر استفاده می‌شود.
- کشف اینکه چگونه ابزارهای موجود می‌توانند به طور مؤثر برای دسترسی به اطلاعات مورد استفاده قرار گیرند.
- به دست آوردن ابزارهای جدید که به بهترین شکل به افراد کمک می‌کند تا اطلاعات را برای تصمیم‌گیرندگان کلیدی فراهم نمایند.
- پیداکردن ابزاری که برای مدتی طولانی بتواند توسط کاربران مورد استفاده قرار بگیرد.
- آموزش پرسنل برای استفاده از برنامه‌های کاربردی برای اجرای کارآمد وظیفه به اشتراک گذاری.

هنگامیکه ابزار مناسب به دست آمد و مورد استفاده کاربران قرار گرفت، مدیران باید همواره عملکرد این برنامه‌ها را ارزیابی نموده و تغییرات لازم را ایجاد نمایند تا اطمینان حاصل کنند که بخش‌ها در انتشار اطلاعات خود دچار هیچ مشکلی نباشند.

تغییر در جایگاه دانشکاران


مدیران باید این اختیار و توانایی را داشته باشند که دانشکارانی را که در جریان تبادل دانش در شرکت اخلال ایجاد می‌کنند، جابجا کرده تا اطمینان حاصل شود که افراد ماهر و با انگیزه در اشتراک‌گذاری دانش در جای مناسب قرار دارند. تغییر در جایگاه به اشتراک‌گذارندگان دانش جانی تازه را به واحد می‌دمد و باعث خلق ایده‌ها و راه‌کارهای جدید می‌گردد.
ایجاد تغییرات لازم در چیدمان پرسنل مسئله بسیار ظریف و حساسی است. برای برقراری عدالت هنگام برداشتن دانشکاران از سمت شغلی خود، مدیران باید موارد زیر را در نظر بگیرند:

- آیا افراد از وظایف فعلی خود در بخش ناراضی هستند؟
- آیا افراد برای باقی ماندن در تیم به اندازه کافی مهارت کسب کرده‌اند؟
- در طول 6 تا 12 ماه گذشته چه مشارکتی از هر فرد دیده شده است؟
- آیا شرکت توان ایجاد چنین تغییراتی را دارد؟

 

نتیجه


اگرچه این مقاله چند پیشنهاد علمی برای بهبود فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش را ارائه می‌دهد، باید توجه داشته باشیم که تغییرات در زمان کوتاهی رخ نخواهد داد. برای تغییرات در هنجارها، ارزش‌ها، نگرش‌ها و باورهای فرهنگ دانش شرکت زمان لازم است. مدیران به منظور ایجاد تغییرات لازم باید یک جدول زمانی را طرح کرده تا مطمئن شوند این تغییرات، مشکلات بیشتری برای شرکت پیش نمی‌آورد.

1  Case Study
2  Best Practice Report
3  Cause-and-effect analysis

 مأخذ: http://www.knowledgepoint.com.au/knowledge_management/Articles/KM_CP001.html